서론: 왜 문서관리가 중요한가?
사무실에서 매일 쏟아지는 수많은 문서들, 제대로 관리하고 계신가요? 한 기업의 CEO는 “중요한 계약서를 찾지 못해 거래가 무산된 적이 있다”고 고백했습니다. 이는 단순한 실수가 아니라 체계적인 문서관리 시스템의 부재에서 비롯된 문제입니다. 조직체의 운영에 필요한 정보를 효율적으로 합리적으로 생산하고 유통하고 활용하기 위한 관리활동을 말하는 것이 바로 문서관리입니다.
특히 사무작업의 과학적 관리를 기초로 하면서 고능률적인 사무처리에 의하여 생산된 사무정보를 조직의 구성구성에 침투시킴으로써 조직운영의 효율화를 도모코자 하는 것이 문서관리 시스템의 핵심입니다. 문서를 신속하고 정확하게 처리하기 위해서는 그것이 복잡하고 중요하면 한수록 구두에 의한 처리로서는 확실치 못하므로 문서에 의한 처리의 중요성이 증대됩니다.
이번 시리즈에서는 문서관리의 기본 개념부터 실무에 바로 적용할 수 있는 작성 원칙, 보존 방법, 그리고 기밀문서 관리까지 체계적으로 다루겠습니다. 1편에서는 먼저 문서의 정의와 종류, 그리고 올바른 작성 방법에 대해 알아보겠습니다.
문서의 개념과 기능: 사무관리의 핵심 도구
문서관리 시스템을 제대로 구축하려면 먼저 문서가 무엇인지 명확히 이해해야 합니다. 문서는 단순히 종이에 글자를 적은 것이 아니라, 조직의 의사결정과 업무 수행을 위한 필수적인 도구입니다.
문서사무의 기능
문서사무는 크게 두 가지 핵심 기능을 수행합니다:
- 1) 의사전달 기능: 문서의 유통관리를 담당합니다. 이는 조직 내부와 외부 간의 정보 흐름을 원활하게 하는 역할을 합니다. 예를 들어 공문서가 부서 간에 전달되거나, 외부 기관과 공식 서신을 주고받는 모든 과정이 이에 해당합니다.
- 2) 의사보존 기능: 문서의 보존관리를 담당합니다. 생산된 문서를 체계적으로 분류하고 보관하여, 필요할 때 신속하게 찾아볼 수 있도록 하는 것이 핵심입니다. 법적 분쟁이나 감사 시에 과거 문서를 근거자료로 활용할 수 있어야 합니다.
문서관리규정의 목적
효과적인 문서관리 시스템을 위해서는 명확한 규정이 필요합니다. 문서관리규정은 다음과 같은 목적을 가집니다:
문서에 관한 제반사항을 규정하고 문서관리업무의 효율적 수행은 물론 업무표준화 및 능률화를 도모합니다. 이를 통해 누가 문서를 작성하더라도 일관된 품질을 유지할 수 있으며, 문서 처리 시간을 단축시킬 수 있습니다. 또한 표준화된 양식과 절차를 통해 신입 직원도 빠르게 문서 작성법을 익힐 수 있습니다.
문서의 종류와 분류: 체계적 관리의 시작
문서관리 시스템의 효율성은 문서를 어떻게 분류하느냐에 달려 있습니다. 문서의 성격과 용도에 따라 적절히 분류해야 빠른 검색과 효율적인 보존이 가능합니다.
문서의 정의에 따른 분류
문서는 크게 다음과 같이 분류할 수 있습니다:
가. 업무상의 왕복문서, 품의서, 보고서, 계약서등 서식류 일체
이는 일상적인 업무 수행 과정에서 발생하는 가장 기본적인 문서들입니다. 예를 들어 타 부서나 외부 기관과 주고받는 공문, 상급자의 결재를 받기 위한 품의서, 업무 진행 상황을 보고하는 보고서, 거래처와 체결하는 계약서 등이 포함됩니다.
나. 전통, 전보, 텔레스, 페시밀리등의 전신수단을 이용한 문서
신속한 의사소통이 필요한 경우 사용하는 문서입니다. 과거에는 전신이나 팩스가 주로 사용되었지만, 현대에는 이메일이나 메신저가 이러한 역할을 대체하고 있습니다.
다. 각종기록간행물 (단, 도서로서 정의되는 것은 제외함)
회의록, 업무일지, 사내 간행물 등이 이에 해당합니다. 도서관에서 관리하는 단행본이나 정기간행물과는 구별됩니다.
라. 전산 LIST, 사진, 도표, 그림, 설계도면, 전산 TAPE 및 MI-CRO FILM등
현대 사무환경에서 점점 중요해지고 있는 전자문서와 시각자료들입니다. 특히 설계도면이나 기술문서는 원본의 보존이 매우 중요합니다.
마. 기타 각종 성안문서
위에 분류되지 않은 모든 문서를 포괄하는 항목입니다.
문서주관부서의 역할
효율적인 문서관리 시스템을 위해서는 전담 부서가 필요합니다. 문서주관부서는 총무담당부서로 지정되며, 다음과 같은 업무를 수행합니다:
- 문서 처리 절차의 표준화 및 관리 감독
- 문서 양식의 제정 및 개정
- 문서 보존기간 기준 수립 및 관리
- 기밀문서의 특별 관리
- 직원 대상 문서작성 방법 교육
문서작성의 기본 원칙: 명확하고 효율적인 소통
아무리 좋은 내용도 잘못 작성하면 그 가치를 잃습니다. 문서작성 방법을 체계적으로 익히면 업무 효율이 크게 향상됩니다.
문서 작성의 기본 규칙
가. 작성원칙
1문서 1건주의: 하나의 문서에는 하나의 주제만 다루어야 합니다. 여러 안건을 하나의 문서에 섞어 쓰면 결재나 보관, 검색이 어려워집니다.
나. 알기쉽게, 형식로: 문서는 누가 읽더라도 쉽게 이해할 수 있어야 합니다. 전문용어는 필요한 경우에만 사용하고, 가능한 한 쉬운 표현을 선택해야 합니다.
다. 강조점 명시: 중요한 내용은 밑줄이나 굵은 글씨로 강조하여 읽는 사람이 핵심을 빠르게 파악할 수 있도록 합니다.
라. 구절을 짧게 끊어 내용별로 요약: 긴 문장보다는 짧은 문장으로 구성하고, 단락을 적절히 나누어 가독성을 높입니다.
마. 경확한 어구의 사용: 모호한 표현은 피하고, 정확한 날짜, 수치, 명칭을 사용해야 합니다. “조만간”, “대략”과 같은 애매한 표현 대신 구체적인 정보를 제공해야 합니다.
바. 처음에 요점, 결론을 제시한 후, 나중에 이유와 취지를 기술: 바쁜 결재권자가 문서의 핵심을 빠르게 파악할 수 있도록 결론을 먼저 제시하는 두괄식 구성이 효과적입니다.
작성방법의 세부 지침
가. 특별형식의 문서를 제외하고는 16절지(190×268mm)를 세워서 사용한다.
표준 용지 크기를 사용하면 보관과 정리가 편리합니다. 특별한 사유가 없는 한 A4 용지(국제 표준)나 16절지(한국 전통 규격)를 사용하는 것이 좋습니다.
나. 한글로 띄어쓰는 것을 원칙으로 하되, 의미전달이 곤란한 경우에 한하여 한자와 외국어를 섞어 쓸 수 있다.
한글 전용을 원칙으로 하되, 법률 용어나 전문 기술 용어처럼 한자나 외국어 병기가 필요한 경우에는 괄호 안에 표기합니다. 예: “품의서(稟議書)”
문서 표시 방법
문서의 머리 부분에는 다음과 같은 정보가 명확히 표시되어야 합니다:
가) 인자표시
예: 1990.1.4 14:20 (경여을 시봉하도록, 늘새연도정서)
문서가 작성된 정확한 날짜와 시간을 기록합니다. 이는 문서의 선후 관계를 파악하는 데 중요한 근거가 됩니다.
나) 면의표시
예: 3-1, 3-2, 3-3 페이지
여러 페이지로 구성된 문서의 경우, 각 페이지 번호를 명확히 표시하여 순서가 뒤바뀌지 않도록 합니다.
다) 수정표시: 해당부 분에 두줄을 긋고 수정자가 날인함
문서 수정 시에는 원본의 내용을 완전히 지우지 말고, 수정 전후를 모두 확인할 수 있도록 해야 합니다. 이는 문서의 신뢰성과 투명성을 보장하는 중요한 절차입니다.
문서의 구성 요소: 완전한 문서 만들기
올바른 문서작성 방법을 익히려면 문서의 기본 구성 요소를 이해해야 합니다. 모든 공식 문서는 일정한 형식을 갖추어야 하며, 이는 문서관리 시스템의 표준화에 필수적입니다.
발신문서의 기본 구성
가) 두문 (수신, 감조)
문서의 첫머리에는 누구에게 보내는 문서인지(수신자)와 어떤 목적인지(참조)를 명확히 합니다.
- 회사명: 발신 기관의 정확한 명칭
- 발송번호: 문서 관리를 위한 고유 번호 (예: 쌍방 제 90-1호, 기획 제 90-1호)
- 발송일자: 실제 발송일자를 기입하고 시행년월일이 없는 경우에는 발송일자를 시행년월일로 합니다.
- 수신란: 수신자가 3인이상이 경우 수신란에 “수신참조”라 쓰고 결문에 수신자란을 마련. 참조란은 문서처리 부서장 혹은 과장의 직명기입입니다.
나) 본문
문서의 핵심 내용이 담기는 부분으로, 다음과 같이 구성됩니다:
- 가) 제목: 제목 다음줄에 제목 첫자와 맞추어 시작하여 우측한계선까지 기입한 후, 그 다음줄 좌측기본선부터 기입합니다. 제목은 문서의 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 간결하면서도 명확하게 작성해야 합니다.
- 나) 내용: a. 제목 다음줄에 제목 첫자와 맞추어 시작하여 우측한계선까지 기입한 후, 그 다음줄 좌측기본선부터 기입합니다. 본문의 내용은 두괄식으로 작성하여 결론이나 요청사항을 먼저 제시하고, 이어서 상세한 설명이나 근거를 기술하는 것이 효과적입니다.
종료 및 첨부표시
다) 종료 및 첨부표시
문서의 마지막 부분에는 다음 정보를 명확히 표시해야 합니다:
a. 본문말미에 한 자 띄어 ‘끝’이라 쓰고 첨부가 있을 경우에는 첨부말미에, 도표로 끝날 때에는 도표아래에 ‘끝’이라 표기
문서의 종료를 명확히 표시하여 내용이 누락되지 않았음을 확인할 수 있게 합니다.
b. 첨부는 본문이 종료된 다음줄에 제목과 맞추어 ‘첨부’라 표기하고 첨부물의 제목 또는 명칭을 기입
첨부문서가 있는 경우 그 목록을 명확히 기재하여 수신자가 모든 자료를 받았는지 확인할 수 있도록 합니다. 예를 들어 “첨부: 1. 사업계획서 1부, 2. 예산안 1부”와 같이 구체적으로 작성합니다.
결문: 발신자명과 문서의 권한
라) 결문
가) 발신자명의단: 날인여백과 문서의 균형을 고려하여 설치
발신자 정보는 문서의 공식성과 권위를 나타내는 중요한 요소입니다.
나) 수신자란: 발신자명의 다음줄 왼쪽에 ‘수신자’라 쓰고 수신자 직명 또는 성명을 기입
복수의 수신자가 있는 경우 모두 명시하거나 “수신참조”로 표기하고 별도로 수신자 목록을 첨부합니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 문서관리 시스템을 처음 도입하려면 어디서부터 시작해야 하나요?
A. 가장 먼저 현재 사용 중인 모든 문서의 종류를 파악하고 분류하는 것부터 시작하세요. 업무상 왕복문서, 품의서, 보고서, 계약서 등을 용도별로 구분하고, 각각에 대한 표준 양식을 만드는 것이 효율적입니다. 그 다음 문서주관부서(보통 총무부서)를 지정하고, 문서관리규정을 작성합니다. 초기에는 간단한 규정으로 시작하여 실무에 적용하면서 점차 보완해 나가는 것이 좋습니다. 또한 전 직원을 대상으로 문서작성 방법에 대한 교육을 실시하여 표준화된 문서 작성 문화를 정착시켜야 합니다. 디지털 환경에서는 문서관리 소프트웨어를 도입하는 것도 고려해볼 만합니다.
Q2. 한글로 작성하는 것이 원칙이라고 하는데, 전문용어는 어떻게 처리해야 하나요?
A. 기본적으로 한글 전용을 원칙으로 하되, 의미 전달이 곤란한 경우에는 한자나 외국어를 병기할 수 있습니다. 예를 들어 법률 용어나 기술 용어처럼 한글로만 표기하면 의미가 명확하지 않은 경우, “품의서(稟議書)” 또는 “MOU(Memorandum of Understanding, 양해각서)”와 같이 괄호 안에 원어나 한자를 함께 표기하는 것이 좋습니다. 다만 문서 전체에 일관성을 유지해야 하며, 같은 용어는 문서 내에서 동일한 방식으로 표기해야 합니다. 또한 업계 표준 용어나 공식 번역이 있는 경우에는 그것을 따르는 것이 바람직합니다. 내부 문서의 경우 자주 사용하는 전문용어에 대한 표준 표기법을 정해두면 문서의 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.
Q3. 1문서 1건주의가 무엇이며, 왜 중요한가요?
A. 1문서 1건주의란 하나의 문서에는 하나의 주제나 안건만 다루어야 한다는 원칙입니다. 이는 문서관리 시스템의 효율성을 위해 매우 중요합니다. 예를 들어 “인사 발령 건”과 “예산 승인 건”을 하나의 문서에 함께 작성하면, 결재 과정에서 혼란이 생기고, 나중에 문서를 검색하거나 보관할 때도 어느 분류에 넣어야 할지 애매해집니다. 또한 두 안건의 처리 시기가 다를 경우 한 건만 승인하고 다른 건은 보류해야 하는 상황이 발생할 수 있는데, 이때 문서 처리가 복잡해집니다. 1문서 1건주의를 지키면 결재가 명확해지고, 문서의 분류와 보관이 쉬워지며, 나중에 특정 안건에 대한 문서를 찾을 때도 빠르게 검색할 수 있습니다. 따라서 여러 안건을 처리해야 할 경우에는 안건별로 별도의 문서를 작성하는 것이 원칙입니다.
마무리: 체계적인 문서관리의 시작
지금까지 문서관리 시스템의 기초인 문서의 개념, 종류, 그리고 작성 원칙에 대해 살펴보았습니다. 효율적인 문서관리는 단순히 종이를 정리하는 것이 아니라, 조직의 지식과 정보를 체계적으로 관리하여 업무 효율을 극대화하는 전략적 활동입니다.
문서작성 방법을 표준화하면 누가 작성하더라도 일관된 품질의 문서가 생산되며, 이는 곧 조직의 전문성과 신뢰성으로 이어집니다. 특히 1문서 1건주의, 두괄식 작성, 명확한 표현 사용 등의 원칙을 지키면 결재 시간이 단축되고, 의사소통 오류가 줄어듭니다.
다음 편에서는 작성된 문서를 어떻게 발송하고 수발하는지, 보존기간은 어떻게 분류하는지, 그리고 기밀문서는 어떻게 특별 관리해야 하는지에 대해 상세히 다루겠습니다. 문서의 생산부터 폐기까지 전 생애주기를 이해하면, 진정으로 효율적인 문서관리 시스템을 구축할 수 있습니다.
오늘부터 여러분의 조직에서도 체계적인 문서작성 방법을 적용해보세요. 작은 변화가 모여 조직 전체의 업무 효율을 크게 향상시킬 것입니다.